Jurnal

I. PENDAHULUAN

Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan buku-buku, majalah, dan informasi aktual lainnya, yang dibutuhkan pada saat seseorang ingin menambah pengetahuan dari tulisan tersebut. Kehadiran perpustakaan bagi masyarakat bukan hanya menambah pengetahuan saja tetapi juga dapat membantu mencipatakan teknologi sederhana di dalam melakukan pekerjaannya.

Konsep perpustakaan yang komvensioanal seperti di atas telah berubah secara dramatik pada beberapa tahun belakangan ini. Di negara-negara yang sudah maju, informasi yang ada pada suatu perpustakaan dapat di akses di rumah, di kantor, di ruang kuliah, atau di tempat-tempat lain, dan pada waktu kapanpun kita mau. Hal ini dapat terjadi karena perpustakaan konvensioanal, yang sebelumnya hanya merupakan tempat penyimpanan buku-buku yang secara pasif menunggu pembaca, menjadi suatu pusat informasi yang secara proaktif berada dimana-mana.

Berdasarkan visi perkembangan perpustakaan di Indonesia ke depan bahwa yang menjadi acuan perkembangan perpustakaan adalah terciptanya jaringan (Networking) antar perpustakaan, baik antar unit yang ada di Indonesia, maupun akses kepada dunia global. Dan juga terciptannya konsep perpustakaan yang baru, yaitu yang asalnya perpustakaan yang fasif, terisolasi, dan tidak popular, menjadi suatu pusat informasi yang bersifat proaktif, dapat menyediakan informasi global secara lengkap, dan dibutuhkan oleh setiap orang. Ini pertanda bahwa pergeseran nilai-nilai masyarakat dalam aktivitas kehidupannya semakin mengikuti trend zaman, yang dibarengi dengan kemajuan teknologi dan ledakan informasi yang semakin mengglobal.

II. Pengertian

Penulis membagi beberapa pengertian TI, baik secara umum maupun secara khusus agar dapat terperinci seperti yang disampaikan oleh, G. Widiadnyana Merati (1997), bahwa teknologi informasi adalah teknologi yang menyediakan wahana transportasi informasi sehingga informasi tersebut dapat disalurkan dalam waktu yang cepat, tanpa mempermasalahkan jarak tempu dan waktu, kepada jumlah alamat yang banyak, dengan akurasi yang tinggi, serta modus yang interaktif. Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian majunya sekarang ini, tidak dapat dipisahkan dari pesatnya perkembangan teknologi dan kecepatan perubahan yang diakibatkannya, telah mempengaruhi seluruh kehidupan masyarakat.

Ray Pritherch (1995), dalam buku Harro’s Librarians’ Glossary E.d. 8, menguraikan bahwa information technology: ageneral term to cover the acquation, processing, storage and dissemination of information of all types textual, numerical, graphical andsoud,- and in all application areas e.g. bangking, bussines, science, technology- not just libirarianship and information science. The term is restricted to sistem dependent on amicroelectronics-based combination of komputing and telecominications technology.

Sedangkan Sulistyo-Basuki (1998), memberikan batasan teknologi informasi adalah aplikasi computer dan teknologi lain untuk pengadaan, penataan, simpan, temu balik, (retrieval) dan penyebaran informasi. Adul Ma’in juga memberikan pengertian tentang teknologi informasi adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilakn, mengolah, serta menyebarkan informasi.

Lebih lanjut yang dikemukakan oleh Abd. Rahman Saleh, bahwa penerapan teknologi komputer di bidang perpustakaan dan informasi menjadi semakin penting, karena teknologi ini menjanjikan peningkatan mutu layanan perpustakaan terutama kecepatan dan efesiensi kerja.

III. Sistem Komputer Otomasi Perpustakaa
a. Hardware

Hardware dalam bahasa Indonesia adalah perangkat keras yaitu suatu sarana komputer yang terdiri dari input device, processingdevice, output device, dan mass strorage sehingga perintah atau instruksi yang diberikan kepadanya dapat terlaksana dengan baik sehingga mencapai hasil yang diinginkan.

b. Sofware adalah merupakan perangkat lunak yang dijadikan oleh perangkat

keras dalam melaksanakan instruksi-instrusi untuk memerintah mesin melakukan tugas tertentu. Lebih terperinci apa yang dinyatakan oleh Saydan (1992), bahwa perangkat yang diperlukan dalam sistem pengolahan data berupa instuksi, program, prosedur, metode kerja, dan lain-lain sebagainya.

c. Brainware

Disamping ada perangkat keras dan lunak dalam sistem komputer otomasi ada juga perangkat yang sangat berperanan di dalam mencapai suatu tujuan sistem jaringan otomasi, yakni perangkat pemikir (Otak) yang lazim disebut sumber daya manusia. Karena perangkat sumber daya manusialah yang akan merencanakan, melaksanakan, mengndalikan, dan mengevaluasi serta menindak lanjuti suatu program otomasi perpustakaan. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Sondang P. Siagian, bahwa komputer itu mesin hitung-tik yang cepat, mahal, tetapi dungu, komputer dikatakan sebagai alat yang dungu karena tidak mengambil keputusan, tidak dapat berpikir seperti manusia. Adanya paradigma komputer ini, sehingga peranan manusia dalam proses komputerisasi menjadi semakin penting dalam menggerakkan seluruh fasilitas teknologi informasi.

d. Pedoman Standar

Jika kita ingin bekerja maksimal dan terarah untuk mencapai suatu tujuan tertentu, maka perlu ada arah pandang tersendiri. Di dalam melaksanakan kegiatan otomasi perpustakaan harus memiliki pedoman standar kerja pengolahan yang jelas agar pelaksanaan pekerjaan terorganisir, terarah, dan ada keseragaman kerja yang terpadu. Pedoman standar ini dibagi dua macam, yaitu untuk pedoman standar pengolahan deskripsi bahan pustaka secara manual, maka menggunakan Pedoman Katalogasi AACR2, ISBD(S) dan peraturan katalogasi yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional RI.

Sedangkan pedoman standar untuk pengolahan deskripsi bahan pustaka yang akan di otomatisasikan adalah menggunakan Pedoman IndoMARC.

e. Data dan Informasi

Data adalah suatu fakta atau keterangan yang benar dan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang (Gordon B. Davis, 1995). Namun yang dimaksud data dan informasi dalam system otomasi perpustakaan adalah segala bentuk yang dapat memberikan keterangan atau informasi kepada pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dapat terpenuhi dengan menggunakan sarana yang ada di perpustakaan,. Saran yang memiliki informasi dan paling banyak diperlukan di perpustakaan adalah koleksi bahan pustaka dalam bentuk buku, majalah, surat kabar, jurnal, dan informasi-informasi terseleksi lainnya, baik dalam bentuk manual (hardcopy) maupun elektronik (Rekaman).

f. Telekomunikasi

Fungsi telekomunikasi adalah untuk menghubungkan titik-titik lokasi sehingga terjadi hubungan dan kemudahan menyalurkan informasi antar titik-titik tersebut.

Dalam sistem otomasi perpustakaan yang berbentuk jaringan atau menggunakan perangkat komputer secara multi user tentu harus di lengkapi dengan sarana telekomunikasi yang memadai, agar proses akses dan penyaluran data dari terminal ke terminal lainnya atau dari komputer client ke komputer server.

Perangkat ini adalah sarana penghubung akses data baik antar ruangan maupun ke tempat yang lebih jauh lagi. Sarana untuk komunikasi setiap sistem telekomunikasi memiliki beberapa komponen yaitu :

1. Telepon

2. Radio

3. Pemancar (VSAT), Waplan

Sarana transmisi telekomunikasi ini yang akan menghubungkan data analog ke data digital melalui komputer ke komputer lain, atau antara satu wilayah ke wilayah lebih luas dengan istilah jaringan global informasi.

IV. Manfaat Teknologi Informasi di Perpustakaan
Manfaat penerapan teknologi informasi bagi pemakai perpustakaan menurut Henderson (1992) adalah :
1. Menyediakan akses yang cepat dan mudah pada informasi ;
2. Menyediakan akses jarak jauh bagi pemakai ;
3. Menyediakan akses 24 jam (bila TI dioperasikan atau jasa layanannya sudah dalam bentuk web browsher) bagi pemakai :
4. Menyediakan akses informasi yang tidak terbatas dari berbagai jenis sumber ;
5. Menyediakan informasi yang lebih mutakhir ;
6. Menyediakan informasi yang dapat digunakan secara luwe bagi pemakai sesuai dengan kebutuhannya ;
7. meningkatkan keluwesan , dan
8. Memudahkan informasi ulang dan kombinasi data dari berbagai sumber.
Lebih jauh Cohrane (1992), menyebutkan beberapa keuntungan teknologi informasi bagi perpustakaan sebagai berikut :
1. Memudahkan itegrasi berbagai kegiatan perpustakaan ;
2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan ;
3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan ;
4. Menghilangkan pekerjaan yang bersifat mengulang (Repetitif) dan karenanya tidak menarik dan membosangkan
5. Membantu perpustakaan memperluas jasa perpustakaan.
6. Menimbulkan berbagai peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan
7. Dapat menghemat uang dan malahan menjadi menghasilakn uang, dan
8. Meningkatkan efesiensi.

Namun disis lain teknologi informasi memiliki kerugian/kelemahan atau kendala dalam penerapannya di Indonesia, misalnya menyangkut biaya, ketersediaan prasarana, seperti jaringan telekomunikasi, sikap pimpinan yang kurang menyadari keberadaan komputer bagi perputakaan serta adanya sikap gagap teknologi di kalangan pustakawan [GATEK].

V. Kegiatan Perpustakaan yang di Otomasikan

Program teknologi informasi di bidang perpustakaan, telah berkembang melalui beberapa tahapan yang sejalan dengan perkembangan teknologi informasi. Perkembangan teknologi ternyata sangat berpengaruh terhadap konsep otomasi perpustakaan. Kalau pada awal kegiatan perpustakaan secara terpisah, perkembangan selanjutnya dicoba suatu konsepsi pengembangan sistem secara terpadu. Bambang Setiarso (1997), berpendapat bahwa ada tiga fungsi utama dengan adanya sistem terpadu pada perpustakaan yaitu, pengadaan bahan pustaka /informasi, pengolahan informasi yang didapat , dan layanan informasi berupa sajian yang layak dipakai. Selanjutnya ketiga fungsi tersebut diatas perlu ditunjang atau didukung oleh administrasi, secara teknis dan penelitian/ pangembangan yang mantap.

Dari batasan tersebut di atas penulis, menguraikan kegiatan-kegiatan yang sangat perlu diotomatisasikan dalam pengelolaan perpustakaan:

a. Akuisisi

Bagian pengadaan di perpustakaan sering disebut akuisisi termasuk bagian seleksi bahan pustaka. Namun dalam otomasi perpustakaan. Kegiatannya hanya memberikan informasi pertimbangan pengadaan bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan, baik dari hasil kegiatan verifikasi deskripsi bahan pustaka yang sudah ada maupun yang belum ada atau akan dipesan. Menurut Muh. Najib (1993), dalam Boss dan Maecum, menyatakan bahwa sistem pengadaan bahan pustaka dengan menggunakan komputer yang ideal meliputi sebagai berikut :

1. Mampu mengetahui bahan-bahan yang sudah ada di perpustakaan sehingga mudah memesan ;

2. Memungkinkan pustakawan dalam memesan tambahan bahan pustaka bila masih di perlukan ;

3. Mampu mengetahui keadaan penjual dan penyalur buku ;

4. Mudah menentukan apakah materi tertentu yang dipesan sudah tidak terbit lagi atau belum terbit.

5. Memudahkan Pustakawan memesan langsung ke penjual buku lewat

komputer dan mengatur perincian biayanya ;

6. Memungkinkan bahan yang dipesan bila tersedia di kirim oleh penjual buku dalam jangka waktu 24 jam ;

7. Memungkinkan untuk mengetahui judul-judul penting yang tersedia di database sehingga bisa digunakan untuk menyeleksi buku, dll.

b. Pengolahan

Kegiatan pegolahan yang dimaksud adalah kegiatan rutin/pokok pegolahan

Bahan pustaka yakni, penetapan nomor klasifikasi dan pembuatan deskripsi data bibiografis bahan pustaka yang lazim disebut katalogisasi.

Fungsi kegiatan klasifikasi bahan pustaka dalam sistem otomasi perpustakaan adalah untuk menyeragamkan nomor-nomor klas buku yang sudah ada di dalam pangkalan data (T082). Sedangkan kegiatan katalogisasi bahan pustaka yang baru diolah dalam pangkalan data, harus terlebih dahulu dibuatkan deskripsinya baik melalui worksheet manual maupun langsung pada lembar kerja sistem yang ada di pangkalan data komputer server. (T020-T999)

c. Sirkulasi

Untuk kegiatan sirkulasi merupakan keluar dan masuknya bahan pustaka atau

dengan kata lain peminjaman, pengembalian , denda, tagihan, dan pendaftaran anggota perpustakaan secara terintegrasi secara cepat. Di samping kecepatan transaksi peminjaman dan pengembalian buku, komputer dapat membantu pustakawan pada bagian sirkulasi dalam hal-hal sbb :

1) Menentukan judul buku yang tersedia dan dimana lokasi buku tersebut di simpang ;

2) Menentukan apakah seseorang pengguna dapat meminjam atau tidak ;

3) Menyiapkan surat peringatan pada peminjam buku-buku yang sudah melampaui batas-batas pengembaliannya ;

4) Memungkinkan seseorang pengguna dapat memesan bahan pustaka tertentu yang sedang tidak berada di perpustakaan ;

5) Dapat menghitung denda apabila seseorang terlambat mengembalikan buku ;

d. Statistik

Kata statistik mempunyai dua macam pengertian, yakni dalam arti luas dan dalam arti sempit. Dalam pengertin luas adalah cara-cara ilmiah yang dipersiapkan untuk mengumpulkan, menyusun, menyajikan, dan menganalisa, data penyelidikan yang berwujud angka-angka. Dalam pengertian sempit adalah cara menunjukkan semua kenyataan yang berwujud angka-angka tertentu suatu kejadian atau gejala tertentu. Lebih jauh statistik diharapkan dapat menyediakan dasar-dasar yang dapat dipertanggungjawabkan untuk menarik kesimpulan yang benar dan untuk mengambil keputusan yang layak. Statistik perpustakaan dalam otomasi adalah pengetahuan tentang cara mengelola data yang berupa angka-angka, table, grafik, mengenai berbagai hal yang berhubungan dengan keadaan terutama kondisi aktivitas pengolahan bahan pustaka dan pelayanan sirkulasi.

e. Penulusuran Informasi

Penulusuran informasi dengan istilah asing, information retrieval, search information, seeling information. Paulina Atherton (1986), mengemukakan bahwa penemuan kembali informasi adalah suatu operasi dimana butir-butir dipilih dari suatu koleksi, tidak hanya katalog perpustakaan, tetapi juga indeks atau bibliografi. Proses penumuan kembali berulang-ulang pada setiap penelusuran informasi. Sementara H.S. Lasa (1997) dalam kamus istilah perpustakaan, memberikan batasan penemuan kembali informasi sebagai proses pencarian kembali informasi yang disimpang suatu perpustakaan.

Penelusuran informasi di dalam sistem jaringan otomasi yang dimaksud adalah pencarian an penemuan informasi melalui catalog yang terpasang pada computer serves atau melalui webbrowsher internet.

f. Jaringan Kerjasama Informasi

Kerjasama ini bisa diartikan dengan kerjasama antara dua atau lebih organisasi (dalam hal ini perpustakaan) untuk mengadakan layanan perpustakaan bersama untuk keperluan bersama dengan menggunakan falitas komputer yang ditunjang oleh tersedianya data base bibliografi bahan pustaka yang dipakai bersama. Jaringan kerjasam informasi yang dimaksud adalah layanan silang informasi khususnya deskripsi data bibliografi bahan pustaka yang dimiliki masing-masing perpustakaan baik yang sudah diolah dalam bentuk CD ROM (Off Line), maupun dalam bentuk Katalog Online di Internet dengan memiliki metadata format data base yang sama.

VI. Pemilihan dan Pemeliharaan Sistem Otomasi Perpustakaan

Di dalam penerapan sistem otomasi perpustakaan yang baik, maka perlu pertimbangan dan pemikiran yang matang di dalam merencanakan baik penyediaan perangkat maupun penentuan sistem manajeman yang akan dipakai. Khusus untuk pengadaan perangkat keras dan lunak serta sistem pengelolaannya harus memperhatikan beberapa faktor dan indikator yang akan menjadi subtansi pelaksanaan pekerjaan. Statemen ini bertujuan agar di dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik sesuai yang diinginkan dengan berdasarkan prinsip efesiensi, efektifitas, dan peningkatan produktifitas kerja.

M.B. Line, dalam laporannya kepada British Menyatakan bahwa penerapan otomasi perpustakaan mempunyai dua tujuan utama yaitu :

1) Untuk pelayanan yang lebih baik dengan biaya yang lebih murah

2) Untuk mendapatkan keuntungan (kelebihan) yang lebih besar.

Syarat-syarat sistem komputer yang memudahkan pemakai di perpustakaan adalah :

1. Efektif biaya, artinya pengguaan sistem berbantuan komputer tidak berbeda biaya dengan metode manual ;

2. Nyaman, artinya mudah diperoleh ;

3. Penggunaannya mudah, artinya instruksi yang diberikan jelas, prosedur yang digunakan langsung tidak berbelit-belit ;

4. Penggunaan syistem berbantuan komputer dianggap lebih mentereng, dan secara ekonomis menarik serta lebih bergensi ;

5. Menghibur, artinya komputer merupakan mainan baru bagi pemakai ;

6. Cara mengguanakannya tidak berbeda dengan cara pemakai memperoleh informasi melalui sistem manual artinya tidak jauh menyimpang dari prosedur yang digunakan pemakai (Sulistyo-Basuki, 1991).

a. Harga Murah

Indikator ini merupakan suatu perkiraan biaya yang dapat dijangkau oleh Platfon anggaran perpustakaan yang akan dipakai untuk membelinya. Namun tidak mengabaikan kwalitas perangkat yang akan diadakan dengan standar built up.

b. User Friendly

Pengadaan perangkat lunak selayaknya mempertimbangkan dengan keramahan di dalam pemakaiannya. Keramahan yang dimaksud adalah kemudahan di dalam mengoperasikan serta tidak membuat operator merasa canggung/asing menggunakannya.

c. Instans dan terientegrity

Perangkat instans adalah perangkat lunak yang sudah siap pakai dikalagan umum dan sudah memenuhi persyaratan standarnisasi nasioanal atupun internasioanal. Perangkat lunak ini pula harus dirancang sedemikian rupa menurut kebutuhan aktivitas perpustakaan, agar nantinya di dalam pengopersiannya secara terpadu sampai menghasilkan sesuatu yang maksimal.

d. fleksibel

Keflesibelan suatu perangkat yang akan diimplementasikan di perpustakaan, memang suatu tuntutan dan kebutuhan pustakawan sebagai tenaga operator dan pengguna perpustakaan sebagai pemakai jasa layanan otomasi yang setiap saat menggunakannya. Disamping itu, perangkat keras yang dipakai akan mudah up grade di masa akan datang apabila sudah tiba waktunya untuk dikembangkan secara spesifikasi dan tingkat kemampuan kerjanya dibutuhkan.

e. Kompatibilitas dengan perangkat lunak lainnya (Compatibility)

Penyesuaian antara program yang ada dengan program lain yang akan dipergunakan dalam melaksanakan suatu pekerjaan, tampa ada pengaruh yang sifatnya akan menghambat proses kerja yang sedang berlangsung.

VII. Penutup

Demikian beberapa uraian makalah ini, kiranya dapat menjadi bahan informasi di dalam rencana penerapan sistem otomasi perpustakaan, agar perpustakaan yang dikelola dapat lebih menghasilakan produk informasi yang lebih cepat, dan tepat serta memiliki akurasi yang tinggi.

Dengan menggunakan komputer beserta peralatan telekomunikasi lainnya, diharapkan dapat menjadi sarana pertukaran informasi secara cepat, terpadu, baik melalui jaringan offline maupun jaringan online yang lebih luas (Internet).

DAFTAR PUSTAKA
ATHERTON, Pauline. Sistem dan Pelayanan Informasi. Penerjamah, Bambang Hartono. Jakabar : Aneka Kencana Abadi, 1986.
BOSS, R.W. dan MARCUM, Online Acquisition System for Libraries. Library Tecnology reports, 17, No.2, Marc-April 1981.
HARININGSIH, S.P. Teknologi Informasi.Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005.
HENDARSON, F. “ Ralation With User “ Dalam Information Tecnology in special Libraries: Routledge, 1992.
http://www.geocities.com/HotSprings/
INDONESIA. Depdikbud. Kamus Besar Bahasa Indonesia Kedua.Jakarta: Balai Pustaka, 1996.
LAMANG. Efektifitas Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan Dalam Peningkatan Jasa Layanan Perpustakaan Nasional Propinsi Jawa Barat. Skripsi Jurusan Ilmu Perpustakaan, Fak. Komunikasi Universitas Padjajaran Bandung, 1999.
MERATI, G. Widadnyana. Perpustakaan dalam Era Teknomogi Informasi. Makalah Seminar Internet di Bandung, 1997.
PRYTHERICH, Ray. Harrod’s Librarians Glossary. Eight. England: Gower, 1995.
PUTRANTA, Hastha Dewa. Pengantar Sistem dan Teknologi Informasi. Yogtakarta : Ames 2004.
RAHARJO, Budi. Memahami Teknologi Informasi. Jakarta: Elex Media Komputindo, 200.
SADJA, Rhiza S. Perpustakaan Digital di Era Informasi Golobal. Makalah seminar sehari Digital Library di Era Global. 17 Januari 2005, dilaksanakan HNJ Ilmu Perpustakaan Unhas bekerjasama PD IPI Sulsel.
SULISTYO-BASUKI. Periodesasi Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1995.
_____________, Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarata : Gramedia Pustaka, 1992.
SUTEJO, Budi. Kamus ++ Jaringan Komputer. Yogyakarta : Andi, 2003